Si vous avez réfléchi aux avantages et inconvénients de transférer votre entreprise dans de nouveaux locaux ou sur un nouveau lieu de travail, vous savez déjà que la tâche ne sera pas de tout repos. Il est donc préférable de commencer à préparer votre déménagement dès que possible, surtout si vous souhaitez éviter une période d’inactivité couteuse, des ventes perdues et tout le stress qui accompagne cet évènement majeur.
Avec cela à l’esprit, ce bref article fera office de check-list pour organiser efficacement toutes les étapes de ce processus.
Déterminer ce qui essentiel de ce qui ne l’est pas
En matière de fournitures de bureau, d’ordinateurs et de tout l’équipement important de votre entreprise, il est essentiel de faire le tri entre les objets essentiels et les autres au moins un ou deux mois en avance. Pendant cette étape, il vous faudra vider les bureaux, les tiroirs et toutes les armoires afin de déterminer les objets à empaqueter, ceux à vendre et ceux à jeter. Envisagez cette étape comme un grand nettoyage de printemps qui facilitera la suite de votre déménagement.
Contacter les professionnels locaux
Une fois que vous avez fait le tri dans tous ces articles et que les locaux sont ordonnés, il est l’heure de contacter une équipe professionnelle de déménageurs pour le déménagement de votre entreprise.
Toutefois, si vous ne savez pas comment déterminer si une entreprise de déménagement locale mérite votre confiance, ayez les points suivants à l’esprit :
- • Des visites, évaluations et devis personnalisés effectués sur les lieux inclus dans le forfait déménagement
- • Des déménageurs entièrement qualifiés et formés avec une large expérience du déménagement d’entreprise
- • Une assurance responsabilité civile complète
- • Un assortiment robuste d’équipements de déménagement modernes tels que des monte-charges ultra-résistants, des camions de déménagement de grande capacité, des chariots, des cartons rembourrés et des outils spécialisés pour déplacer les appareils électroniques
- • Des solutions de stockage optionnelles pour votre réfrigérateur, votre imprimante, et tous les autres objets de taille
- • Aucun paiement requis avant la réalisation du déménagement
Informer les entités concernées
Songez à anticiper les problèmes logistiques pour assurer un processus de déménagement rapide et en douceur :
- • Consultez le gérant de l’immeuble pour connaître les conditions de l’aire de chargement, les réservations des ascenseurs, les codes de sécurité du weekend et tout ce qui pourrait être utile pour le jour du déménagement.
- • Assurez-vous que l’équipe de déménagement ait l’autorisation d’accéder aux locaux en vous chargeant des démarches administratives en avance.
- • Informez le personnel de l’entreprise et toute personne concernée du déménagement à venir.
- • Mettez à jour toute la documentation de votre entreprise telle que les cartes de visite, les enveloppes, les dispositions commerciales, les articles de bureau et toute autre documentation professionnelle nécessaire.
- • Sauvegardez toutes les données informatiques confidentielles et empaquetez tous les documents personnels et financiers dans des caissons sécurisés.
- • Programmez l’arrêt de tous les services tiers tels que les abonnements téléphoniques & internet, les services de nettoyage et tout autre service fourni par des entreprises tierces.
Choisir un employé chargé de superviser le déménagement
Même si vous avez loué les services d’une entreprise réputée de déménageurs pour faciliter l’emballage et le transfert de votre entreprise, il est judicieux de désigner un employé interne compétent en charge de superviser le processus. Cette personne devra se cordonner avec l’équipe de déménageurs pour assurer que le déménagement se fasse de façon sécurisée et organisée.
Avec cela à l’esprit, il est essentiel de valoriser votre superviseur désigné afin qu’il ou elle puisse coordonner avec assurance les procédures mises en place par l’équipe de déménagement et les livraisons de fournitures, les installations du matériel informatique, la collecte des ordures, les plannings des employés et tous les autres aspects essentiels d’un déménagement à grande échelle.